Warum Sharepoint und Yammer mehr als Datenablage und Facebook Ersatz sind

In Unternehmen gibt es unterschiedliche Ansätze mit Informationen umzugehen, wenn die E-Mail als Daten- und Informationssystem nicht ausreicht oder die Masse der Daten unüberschaubar wird, dann wird es Zeit für einen neuen Weg.

Laut der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) schreiben Büroarbeitnehmer rund 600 Mails im Monat. Das ist eine enorme Zahl. Wenn man jede überflüssige Kommunikationen zusammen nimmt, kostet es Unternehmen pro Mitarbeiter ca. 40 Minuten an unproduktiver Arbeitszeit pro Tag. Das sind bei 12 Mitarbeitern schon 8 Stunden – also eine volle Stelle, die durch überflüssige Kommunikation verloren geht.

Nehmen wir an, ein Unternehme hätte nun die Möglichkeit nicht nur 12 Mitarbeiter einzusetzen, sondern 13.

Schauen wir im ersten Schritt auf die Herausforderungen.

Wir benötigen ein Mittel, um die Kommunikation nachhaltig effizienter zu geschalten.
Was muss dieses Mittel leisten?

  • Geräteübergreifende Verfügbarkeit
  • Einfache Verwaltung
  • Interne und externe Empfänger
  • Verfolgung vergangener Unterhaltungen
  • Dokumententransport
  • Aktualität
  • Einfache Bedienung
  • Verknüpfung mit Kontakten

Womit könnten wir das erreichen? Hier bieten sich drei Möglichkeiten an:

  • Ein zentraler Punkt für Informationsablage
  • Eine Gruppen in der man Informationen teilen und übergreifend agieren kann
  • Eine Kombination aus beidem

Ziel ist es, die 8 Stunden Arbeitszeit effektiver zu nutzen, Informationen und Vorlagen zu teilen um eine produktivere Umgebung zu schaffen.

Allein eine produktive Umgebung bringt jedoch noch keinen Vorteil.
Als Unternehmer hat man schnell verstanden, dass ein Team aus dem richtigen Mix von Mitarbeitern besteht. Hier gibt es 4 Typen:

  • Prioritätensetzer konzentrieren sich auf Ziele, Termine und Fakten.
  • Planer fragen danach, wie ein Projekt durchgeführt werden soll.
  • Arrangeure möchten wissen, welche Personen ein besonderes Interesse an diesem Projekt haben und wen man sonst noch darin einbinden sollte.
  • Visuelle Typen machen sich Gedanken darüber, warum das Projekt wichtig ist und wie das Ergebnis aussehen wird.

Alle 4 Sichtweisen helfen dem Unternehmen konkurrenzfähig zu bleiben. Fehlendes Gleichgewicht schränkt die Produktivität des Unternehmens ein und blockiert eine gesunde Entwicklung.

Der 13te Mitarbeiter kann durch Tools wie Sharepoint und Yammer abgebildet werden. Indem Prioritätensetzer, Planer, Arrangeure und visuelle Typen gemeinsam Informationen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, empfangen und produzieren.

Kommunikation wird sortiert, verkürzt und erreicht die richtigen Personen – hier liegt die Produktivität von morgen.

Wer das 44 Jahre alte Medium Mail verschlanken möchte, Teamarbeit, Entwicklung und Transparenz sucht, setzt in Zukunft auf Sharepoint und Yammer.

Wie würden Sie sich entscheiden, wenn Sie die Wahl zwischen 12 und 13 Mitarbeitern hätten?

 

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